PORTARIA Nº 944, DE 22 DE DEZEMBRO DE 2017

CONSIDERANDO a Resolução TRE/AM n. 23/2017, que dispõe sobre o rezoneamento eleitoral no Estado do Amazonas,

CONSIDERANDO a necessidade de definir os procedimentos a serem observados na transferência dos documentos e dos processos judiciais e administrativos, em tramitação e arquivados, entre as zonas eleitorais,

CONSIDERANDO a necessidade de garantir a confiabilidade e a segurança da informação, de forma a prevenir prejuízo às partes e ao andamento processual,

CONSIDERANDO as demais providências administrativas a serem tomadas pela Secretaria do Tribunal,

RESOLVE:

CAPITULO I

Da movimentação dos processos oriundos de zonas eleitorais extintas

Art. 1º. A movimentação dos processos e dos documentos constantes do banco de dados do Sistema de Acompanhamento de Documentos e Processos SADP das zonas eleitorais envolvidas no rezoneamento de que trata da Resolução TRE/AM nº 23/2017 deverá obedecer ao disposto neste normativo.

§1º. Em atenção aos princípios da eficiência e da continuidade do serviço público, a movimentação física acompanhará a movimentação virtual no SADP apenas nos processos e documentos em tramitação na zona eleitoral extinta.

§2º. Os processos e documentos arquivados serão encaminhados apenas virtualmente no SADP para a zona eleitoral sede, devendo o responsável pelo termo, oriundo da unidade extinta, certificar a existência física e a localização no arquivo físico referentes aos protocolos movimentados.

§3º. A movimentação virtual dos processos e documentos de que trata o parágrafo anterior deverá ser precedida da movimentação "Desarquivar do arquivo local".

§4º. A certidão de que trata o parágrafo anterior deverá ser encaminhada ao chefe de cartório da Zona Eleitoral para os fins do disposto no art. 8º, deste normativo.

Art. 2º. A movimentação de que trata o caput do artigo anterior deverá priorizar os processos e documentos em tramitação.

Art. 3º. O servidor responsável pelo termo, após a conferência física dos processos, deverá movimentá-los no SADP para a respectiva zona eleitoral por meio da função "Enviar", selecionando, como Finalidade, a opção "Rezoneamento".

§1º. Caso a opção "Rezoneamento" não esteja disponível para seleção, deverá ser feita sua inclusão através do menu "Tabelas/Glossário", conforme procedimento descrito no anexo do presente normativo.

Art. 4º. A execução da movimentação de que trata o artigo anterior deverá ser monitorada através dos relatórios obtidos através do menu "Consulta/Consultar Processos".

§1º. A consulta aos processos arquivados deverá ser realizada mediante preenchimento dos campos Localização (número da zona extinta) e Situação ("Arquivado na seção").

§2º. A consulta dos processos em tramitação, bem como daqueles desarquivados, deverá ser realizada mediante preenchimento dos campos Localização (zona extinta) e Tramitação ("Tramitando").

§3º. Caso seja necessário o monitoramento dos processos encaminhados para a sede da zona eleitoral e ainda não recebidos, deverá ser utilizada a consulta prevista no caput, preenchendo-se os campos Situação ("Expedidos") e Zona de origem de expedição (número da zona extinta).

Art. 5º. O encaminhamento dos documentos deverá observar os procedimentos mencionados nos artigos anteriores, no que for compatível.

§1º. A consulta aos documentos em tramitação deverá ser efetivada na forma prevista no caput do art. 4º, devendo ser preenchidos os campos Localização (número da zona extinta) e Fase do Documento ("Protocolado").

§2º. Os documentos que porventura tenham sido descartados ou que, por outra razão legal, não mais se encontrem fisicamente na zona eleitoral, devem permanecer arquivados na própria zona eleitoral extinta.

Art. 6º. Caso sejam identificados protocolos referentes a processos ou documentos extraviados, deverá o responsável pelo termo instar o chefe de cartório a proceder na forma estabelecida pelo Manual de Procedimentos Cartorários da Corregedoria Regional Eleitoral do Amazonas.

Art. 7º. A zona eleitoral que receber fisicamente os processos em tramitação deverá certificar o recebimento dos autos e proceder, de ofício, a operação "Reautuar processo zona", fazendo-os imediatamente conclusos.

§1º. Ao receber os processos e documentos na sede da Zona Eleitoral, poderá o chefe de cartório, caso entenda necessário, utilizar o menu "Consultar/Consultar processos" e emitir relatório preenchendo apenas o parâmetro "Unidade de destino do trâmite", cujas colunas poderão ser ordenadas através de software de produtividade (word/excel) de acordo com a necessidade do serviço.

Art. 8º. O chefe de cartório, ao receber processos arquivados, deverá anexar cópia da certidão de que trata o §2º, do art. 1º deste normativo, no SADP, através da funcionalidade "Informações Complementares / Importar arquivo", reautuar o processo e arquivá-lo virtualmente, registrando sua localização física no campo correspondente.

CAPITULO II

Da realização de atos processuais em processos oriundos dos termos

Art. 9º Os atos processuais que demandem a presença das partes em processos oriundos de municípios diversos da sede das zonas eleitorais deverão ser realizados nos respectivos termos.

Parágrafo único. Poderá o juiz, havendo consenso das partes e do Ministério Público, realizar a audiência na sede da zona eleitoral.

Art. 10. As audiências e demais atos processuais que trata o caput deverão ser designados com antecedência mínima de 45 dias e mediante consulta prévia à Diretoria-Geral a respeito da disponibilidade orçamentária para pagamento de passagens e diárias.

CAPITULO III

Da movimentação patrimonial

Art. 11. À Seção de Gestão de Patrimônio providenciará a movimentação correspondente dos bens sob a responsabilidade da zona eleitoral extinta.

CAPITULO IV

Das disposições finais

Art. 12. Caso seja necessária a movimentação física dos processos e documentos arquivados no termo, deverá o juiz eleitoral formular requerimento fundamentado à Diretoria-Geral, que decidirá a respeito segundo os critérios da conveniência e oportunidade.

Art. 13. Os casos omissos deverão ser resolvidos pela Corregedoria Regional Eleitoral. Art. 14. A presente Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Manaus/AM, 22 de dezembro de 2017

(Assinado eletronicamente conf. Lei n. 11.419/2006)

Desembargador YEDO SIMÕES DE OLIVEIRA

Presidente do TRE/AM