Estudo Técnico Preliminar

INTRODUÇÃO
O Estudo Técnico Preliminar (ETP) é o documento constitutivo da primeira etapa do planejamento da contratação que tem por objetivo identificar e analisar os cenários existentes para atendimento de demanda registrada no Documento de Formalização da Demanda – DFD, em termos de necessidades, requisitos, resultados pretendidos, alternativas de mercado e demais pontos que se ﬁzerem necessários, caracterizando o interesse público envolvido e sua melhor solução, servindo de base à elaboração do Termo de Referência, caso se conclua pela viabilidade técnica e econômica da contratação.
Referências: Art. 6º, inciso XX, da Lei nº 14.133/2021; Guia de Contratações de TIC do  Poder Judiciário (Anexo da Resolução CNJ nº 468/2022).

1.	Informações Básicas
Número do processo: 0002728-23.2025.6.04.0000

2.	Descrição da Necessidade
O presente estudo técnico tem por objetivo avaliar as soluções de impressão disponíveis no mercado e identificar aquela que melhor atende as necessidades atuais do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas (TRE-AM), conforme Documento de Formalização de Demanda nº 37/2025/SESOP (Doc. SEI n. 0000438470 do processo SEI indicado no item anterior).
Classificação da Solução de Impressão
Trata-se de Solução de Tecnologia da Informação (TIC), nos termos do Anexo da Resolução CNJ nº 468/2022.
Natureza da Objeto
O objeto da contratação possui padrões de desempenho e qualidade que podem ser objetivamente definidos por meio de especificações usuais de mercado, logo, possui natureza de bem ou serviço comum, nos termos do art. 6º, inciso XIII, da Lei nº 14.133/2021.

3.	Área requisitante

Área Requisitante	Responsável

COSO	Leandro Nascimento Simão Filho

4.	Necessidades de Negócio
A adoção do Processo Judicial Eletrônico (PJ-e), do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) e a consolidação do regime de teletrabalho, são fatores que contribuem para a redução das demandas por impressão, cópia e digitalização de documentos, contudo, ainda persiste a necessidade, em algumas atividades, do uso desses recursos, tornando sua manutenção indispensável às atividades administrativas e jurisdicionais do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.
A demandas de impressão, cópia e digitalização de documentos no âmbito do TRE-AM, desde 2019, são providas de forma híbrida, a saber:
a)	Com impressoras proprietárias, principalmente nos Cartórios Eleitorais localizados nos municípios do interior do Estado que possuem logística de acesso mais difícil; e 
b)	Prestação do serviço de Outsourcing de Impressão, na modalidade locação de equipamento e pagamento por impressão, cópia e digitalização, objeto do Contrato nº 06/2019.
Ocorre que o Contrato nº 06/2019 está em vigência excepcional até 02/06/2025, quando completará 71 (setenta e um) meses, nos termos do art. 57, § 4º, da Lei nº 8.666/93, norma de regência da contratação.
Neste cenário, é de suma importância a realização de nova contratação para atender as demandas por impressão, cópia e digitalização de documentos na Sede do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas, Cartórios Eleitorais da capital, bem como, em alguns Cartórios Eleitorais do interior do Estado. Assim,  nesse primeiro momento, temos a seguinte demanda estimada:
Tabela – Estimativa da demanda de equipamentos na etapa inicial do contrato
Localidade	Total de Equipamentos	
Manaus – Sede do TRE-AM e Fórum Eleitoral	50 Multifuncionais A4 monocromática
4 Impressoras Policromática
3 Impressoras A3	
Itacoatiara - Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Manacapuru - Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Iranduba – Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Parintins - Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Coari - Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Tefé – Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Presidente Figueiredo – Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Tabatinga – Sede do Cartório Eleitoral	1 Multifuncional A4 monocromática	
Total de equipamentos	65	
Da abordagem acima e o aspecto ambiental da solução, podemos destacar os seguintes objetivos contratuais:
•	Garantir a manutenção das atividades administrativas e jurisdicionais que requerem impressão, cópia e digitalização de documentos no âmbito do Tribunal;
•	Atendimento à demanda variável, considerando a disponibilidade orçamentária, permitindo possíveis reduções ou incrementos futuros na prestação do serviço contratado, contribuindo para uma gestão contratual eficiente;
•	Sustentabilidade ambiental pela logística reversa para destinação adequada de resíduos (toners, cartuchos, peças e embalagens); e
•	Atender às recomendações do uso de materiais reciclados, atóxicos e biodegradáveis, conforme normas ambientais vigentes.

5.	Necessidades Tecnológicas
•	Dispor de equipamentos da linha corporativa com tecnologia moderna que tenham como características, impressões, cópias e digitalizações de qualidade superior, durabilidade das peças e insumos, promovam a eficiência energética e a sustentabilidade ambiental, compatibilidade com software de gerenciamento de outsourcing de impressão que permita a bilhetagem, controle de acesso e cota, monitoramento e auditoria.
•	A solução deverá contemplar os seguintes perfis de equipamentos:
o	Impressora Multifuncional A4, monocromática, tecnologia laser/led, jato de tinta ou equivalente;
o	Impressora Multifuncional A4, policromática, tecnologia laser/led, jato de tinta ou equivalente;
o	Impressora A3, policromática, tecnologia laser/led, jato de tinta ou equivalente.

6.	Demais requisitos necessários e suficientes à escolha da solução de TIC
A Solução de Outsourcing de Impressão ainda alcança os seguintes requisitos importantes na prestação do serviço: 
•	Redução de custos;
•	Gestão simplificada;
•	Atualização tecnológica;
•	Previsibilidade de custos;
•	Suporte técnico preventivo e corretivo; e
•	Treinamento prévio à etapa de implantação e dos requisitos de suporte de cada modelo de equipamento adotado.

7.	Estimativa da demanda - quantidade de bens e serviços
OUTSOURCING DE IMPRESSÃO (24 meses)

Descrição	Und	Qte	Demanda Estimada	
Impresssora Laser/Led
/Jato de tinta - Multifuncional Monocromática	

Locação	

80	

-	
Impressora Laser/Led/Jato de tinta - Policromática	
Locação	
4	
-	
Impressora A3 Jato de tinta - Policromática	Locação	3	-	
Impressão A4, Cópia e Digitalização (Mono), sem papel	
Unitário	
-	
2.016.000	
Impressão A4, Cópia e Digitalização (Poli), sem papel	
Unitário	
-	
15.000	
Impressão A3 Policromática, sem papel	Unitário		2.520	

8.	Levantamento de soluções Outsourcing de Impresssão no Setor Público
A equipe de planejamento após pesquisas realizadas no Comprasgov (sistema de compras do governo federal), foram identificadas diversas contratações da solução por Órgãos Públicos. Segue quadro com algumas das contratações mais recentes identificadas no referido sistema.
Contratações similares no formato: locação de equipamento + pagamento por página impressa.	
CATSER	PREGÃO	ITEM	UN.	QTDE.	VALOR UNITÁRIO (R$)	FORNECEDOR	ÓRGÃO/UASG	
26816	90049/2024	0001	PÁGINA	283800	0,20	Amazonas Copiadoras LTDA	COMAR – BASE AÉREA DE BOA VISTA - RR	
26859	90049/2024	0002	PÁGINA	9600	0,39	Amazonas Copiadoras LTDA	COMAR – BASE AÉREA DE BOA VISTA - RR	
26735	90025/2024	0001	UN	15	257,66	Digital Informática e Locações LTDA	ESP-SECRETARIA DA SAUDE/ESP-CAIS – CLEMENTE FERREIRA LINS	
26760	001/2023	0002	UN	1.200	134,00	Simpress Com. Locação e Serviços LTDA.	Fundação Universidade Federal de São Carlos/156403	
26735	018/2023	12	UN	108	254,75	G3 COMÉRCIO E SERVIÇOS LTDA.	CONSELHO FEDERAL DE ENFERMAGEM/389320	
26735	003/2023	1	UN	12	240,00	Telecopy Copiadoras e Equipamentos para Escritório LTDA.	COMANDO DO EXÉRCITO/160045	
Entretanto, vejamos quanto ao provimento total do serviço através da aquisição das impressoras, uma vez que atualmente o Tribunal tem mantido a política de aquisição de impressoras para complementar a totalidade da necessidade de impressões.

9.	Análise comparativa de soluções
No contexto das contratações públicas, o outsourcing de impressão se destaca como uma solução de TIC com diversas vantagens em relação a outras abordagens. Para entender melhor essa dinâmica, vamos explorar as soluções de TIC que podem apresentar desvantagens comparativas:

1. Aquisição e Gerenciamento Próprio de Equipamentos:

•	Desvantagens:
•	Alto custo inicial: A compra de impressoras, copiadoras e outros equipamentos exige um investimento significativo, que pode sobrecarregar o orçamento público.
•	Manutenção e suporte: A responsabilidade pela manutenção, reparos e substituição de peças recai sobre o órgão público, gerando custos adicionais e demandando recursos humanos especializados.
•	Obsolescência tecnológica: Os equipamentos de impressão podem se tornar obsoletos rapidamente, exigindo novas aquisições e gerando custos de descarte.
•	Gestão de suprimentos: O controle e a reposição de suprimentos, como toners e papéis, podem ser complexos e ineficientes, levando a desperdícios e interrupções nos serviços.
2. Contratos de Manutenção e Suprimentos Separados:

•	Desvantagens:
•	Complexidade na gestão: A gestão de múltiplos contratos com diferentes fornecedores pode ser complexa e demandar um grande esforço administrativo.
•	Dificuldade na padronização: A falta de um único fornecedor pode dificultar a padronização dos equipamentos e suprimentos, gerando ineficiências e custos adicionais.
•	Menor controle sobre os custos: A falta de um contrato abrangente pode dificultar o controle dos custos de impressão, tornando-os mais imprevisíveis.
•	Demora no suporte: Em caso de problemas, a necessidade de acionar diferentes fornecedores pode levar a longos tempos de espera para o suporte técnico.
3. Software de Gerenciamento de Impressão Isolado:

•	Desvantagens:
•	Limitações na integração: Um software isolado pode não se integrar adequadamente com outros sistemas de TIC do órgão público, dificultando o controle e a otimização dos processos de impressão.
•	Custo de implementação e manutenção: A implementação e a manutenção de um software de gerenciamento de impressão podem gerar custos adicionais, especialmente se forem necessárias personalizações ou integrações complexas.
•	Dependência de equipe especializada: A gestão do software pode exigir uma equipe especializada, gerando custos adicionais com treinamento e pessoal.
Vantagens do Outsourcing de Impressão:

Em contraste com essas soluções, o outsourcing de impressão oferece vantagens como:
Redução de custos: O outsourcing permite eliminar os custos de aquisição, manutenção e gestão de equipamentos, além de otimizar o consumo de suprimentos.
Maior eficiência: A empresa contratada é responsável por toda a gestão dos serviços de impressão, liberando a equipe do órgão público para outras atividades.
Tecnologia atualizada: A empresa contratada garante a disponibilidade de equipamentos modernos e atualizados, evitando a obsolescência tecnológica.
Controle e previsibilidade dos custos: O contrato de outsourcing estabelece um valor fixo por página impressa, permitindo um maior controle e previsibilidade dos custos.
Suporte especializado: A empresa contratada oferece suporte técnico especializado, garantindo a rápida resolução de problemas.
Ao considerar as soluções de TIC para contratações públicas, é fundamental avaliar as vantagens e desvantagens de cada abordagem, levando em conta as necessidades e os objetivos do órgão público. O outsourcing de impressão se destaca como uma opção eficiente e econômica, que pode otimizar os processos de impressão e reduzir os custos para a administração pública.

10.	Análise comparativa de custos (TCO)
Comparar o Custo Total de Propriedade (TCO) entre soluções de outsourcing de impressão e a aquisição direta de impressoras por órgãos públicos exige uma análise detalhada de diversos fatores. Aqui está uma estimativa comparativa, baseada em pesquisas e documentos oficiais:
1. Custos Iniciais:
•	Aquisição de Impressoras: 
o	Envolve o investimento inicial na compra dos equipamentos, que varia conforme o modelo e a capacidade.
o	Necessidade de capital inicial significativo.
•	Outsourcing de Impressão: 
o	Geralmente, não exige investimento inicial em equipamentos.
o	Custos iniciais podem incluir a instalação e configuração do sistema.
2. Custos Operacionais:
•	Aquisição de Impressoras:
o	Custos com suprimentos (toners, tintas, papel).
o	Manutenção corretiva e preventiva.
o	Despesas com pessoal para gerenciamento e suporte.
o	Depreciação dos equipamentos.
•	Outsourcing de Impressão:
o	Custos geralmente fixos por página impressa, incluindo suprimentos e manutenção.
o	Previsibilidade dos custos.
o	Redução da necessidade de pessoal dedicado à gestão de impressão.
3. Custos Indiretos:
•	Aquisição de Impressoras:
o	Tempo e recursos gastos na gestão de fornecedores e estoque.
o	Riscos de obsolescência tecnológica.
o	Custos com descarte e substituição de equipamentos.
•	Outsourcing de Impressão:
o	Maior controle sobre o volume de impressão e custos.
o	Atualização tecnológica constante.
o	Redução do impacto ambiental.
4. Análise do TCO:
•	A análise do TCO deve considerar o ciclo de vida dos equipamentos e os custos ao longo do tempo.
•	Em geral, o outsourcing de impressão pode ser mais vantajoso para órgãos públicos com alto volume de impressão e necessidade de controle de custos.
•	A Portaria SGD/MGI nº 370, de 8 de março de 2023, instituiu o Modelo de Contratação de Serviços de Outsourcing de Impressão, no âmbito dos órgãos e das entidades 1 integrantes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação - SISP do Poder Executivo Federal, 2 trazendo dados e informações relevantes para a comparação de custos.

1. www.gov.br 
 https://www.gov.br/icmbio/pt-br/acesso-a-informacao/licitacoes-e-contratos/licitacoes/pregao/2024/sede/estudotcnicopreliminar.pdf

2. sipac.ufpb.br 
 https://sipac.ufpb.br/public/verArquivoDocumento?idArquivo=6489278&key=400b5ae73ae20dac759bfcd11cb44558&idDocumento=3654430&downloadArquivo=true&publicPath=true
Fontes da Pesquisa:
•	Estudo Técnico Preliminar 51/2023 - UFVJM: http://www.ufvjm.edu.br/licitacoes/
•	Estudo Técnico Preliminar 6/2024 - Portal Gov.br: https://www.gov.br/secom/pt-br/acesso-a-informacao/licitacoes-e-contratos/licitacoes/pregao-no-01-2024-7-de-setembro-de-2024/apendice-ii-etp-digital.pdf
•	Termo de Referência - VALEC: https://portal.valec.gov.br/download/anexo/ANEXO%20I%20-%20Termo%20de%20Refer%C3%AAncia%20e%20Anexos%20-%20Outsourcing%20de%20Impress%C3%A3o%20BA-GO-SP.pdf
•	Estudo Técnico Preliminar 6/2024 - UFPB - SIPAC Mobile: https://sipac.ufpb.br/public/verArquivoDocumento?idArquivo=6489278&key=400b5ae73ae20dac759bfcd11cb44558&idDocumento=3654430&downloadArquivo=true&publicPath=true
•	Como calcular o custo por página no outsourcing de impressão - Tecnoset: https://www.tecnoset.com.br/outsourcing-de-impressao-reduza-custos-e-ganhe-eficiencia-no-varejo/
É importante ressaltar que a decisão entre outsourcing e aquisição deve ser baseada em uma análise detalhada das necessidades e recursos de cada órgão público.

11.	Descrição da solução de TIC a ser contratada
A solução de Outsourcing de Impressão é composta por fornecimento de equipamentos multifuncionais laser/led/jato de tinta, padrão A4 e A3, monocromáticos e policromáticos, incluindo suporte técnico, manutenção preventiva e corretiva, reposição de suprimentos necessários para o funcionamento dos equipamentos, excluído o fornecimento de papel, bem como o uso de software de gerenciamento da solução, para bilhetagem/tarifação, controle de cotas, e outros itens. O serviço será remunerado mediante valor fixo mensal de locação e custo por impressão, cópia ou digitalização realizada.

Objetivos da contratação
Prover  as unidades administrativas e jurisdicionais do TRE-AM com  equipamentos de impressão e digitalização de documentos compatíveis com  as demandas de trabalho e com  a qualidade adequada à execução dos serviços, de forma  econômica, eﬁciente  e sustentável, em consonância, entre outros, com  as diretrizes estabelecidas na Res. CNJ nº  371/2021,  que   institui  a  Estratégia  Nacional  de  Tecnologia  da   Informação  e Comunicação do  Poder  Judiciário  (ENTIC-JUD)  2021-2026,  e com  a  Resolução  CNJ  nº 347/2020 (Política de Governança das Contratações Públicas).
ALINHAMENTO À ESTRATÉGIA INSTITUCIONAL

A contratação objeto do presente estudo encontra-se alinhada aos seguintes instrumentos institucionais:
I. Plano Estratégico Institucional 2021-2026:  Objetivo Estratégico 09: Fortalecer a estratégia nacional de TIC e de proteção de dados;
II. Plano Diretor de Tecnologia da Informação:  Objetivo estratégico: 
Prover e aprimorar infraestrutura para os serviços de TIC.

12.	Estimativa de custo total da contratação
Valor (R$): 886.410,24

OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

Descrição	Und	Qte	Demanda Estimada (24 meses)	Preço Unitário
Estimado (mensal)	Preço Total (24 meses)	
Impresssora Laser/Led/Jato de tinta - Multifuncional Monocromática	Locação	80	-	336,67	646.406,40	
Impressora Laser/Led/Jato de tinta - Policromática	
Locação	
4	
-	
358,15	
34.382,40	
Impressora A3 Jato de tinta - Policromática	Locação	3	-	510,82	36.779,04	
Impressão A4, Cópia e Digitalização (Mono), sem papel	
Unitário	
-	
2.016.000	
0,08	
161.280,00	
Impressão A4, Cópia e Digitalização (Poli), sem papel	
Unitário	
-	
15.000	
0,40	
6.000,00	
Impressão A3 Policromática, sem papel	Unitário		2.520	0,62	1.562,40	
Valor Global Máximo Estimado (24 meses)	886.410,24	

13.	Justificativa técnica da escolha da solução
A escolha da solução de outsourcing de impressão pode ser justificada por uma série de fatores técnicos que visam otimizar a infraestrutura de impressão de um Órgão Público, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional. Aqui estão algumas justificativas técnicas detalhadas:
1.	Gestão e Manutenção Especializada:
 Expertise Técnica: Empresas de outsourcing possuem equipes especializadas em gestão de impressão, com conhecimento aprofundado em diferentes marcas e modelos de equipamentos. Isso garante manutenção preventiva e corretiva eficaz, minimizando o tempo de inatividade.
 Monitoramento Proativo: Sistemas de monitoramento remoto permitem identificar e solucionar problemas antes que eles impactem a produtividade. Isso inclui o acompanhamento do nível de suprimentos, diagnóstico de falhas e otimização do desempenho dos equipamentos.
 Atualização e Padronização: O outsourcing facilita a atualização do parque de impressoras, garantindo que a empresa utilize equipamentos modernos e padronizados, o que melhora a compatibilidade e a eficiência.
2.	Otimização de Custos e Recursos:
 Redução de Custos Operacionais: O outsourcing elimina a necessidade de investimentos em equipamentos, suprimentos e manutenção, transformando custos fixos em variáveis e previsíveis.
 Controle de Custos por Página: A cobrança por página impressa permite um controle preciso dos gastos, evitando desperdícios e otimizando o uso dos equipamentos.
 Liberação de Recursos de TI: A gestão do parque de impressoras é transferida para a empresa de outsourcing, liberando a equipe de TI interna para se concentrar em atividades estratégicas.
3.	Segurança e Conformidade:
 Segurança de Dados: Empresas de outsourcing implementam políticas de segurança para proteger dados confidenciais impressos, digitalizados ou copiados, seguindo normas de conformidade.
 Gestão de Documentos: Soluções de outsourcing podem incluir software de gestão de documentos, que facilita o controle de acesso, a rastreabilidade e a segurança dos arquivos impressos.
4.	Sustentabilidade e Eficiência Energética:
 Equipamentos Eficientes: Empresas de outsourcing oferecem equipamentos com certificações de eficiência energética, que reduzem o consumo de energia e o impacto ambiental.
 Gestão de Suprimentos: O outsourcing otimiza o uso de suprimentos, como toner e papel, reduzindo o desperdício e promovendo práticas sustentáveis.
5.	Flexibilidade e Escalabilidade:
 Adaptação às Necessidades: O outsourcing permite ajustar o parque de impressoras de acordo com as necessidades da empresa, adicionando ou removendo equipamentos conforme necessário.
 Escalabilidade: A solução de outsourcing pode ser facilmente escalada para acompanhar o crescimento da empresa, sem a necessidade de grandes investimentos em novos equipamentos.
Exemplo de Justificativa Técnica em um Contexto Específico:
 Uma instituição financeira, que precisa de alta segurança na impressão de documentos confidenciais, pode se beneficiar do outsourcing, pois a empresa contratada irá fornecer equipamentos com criptografia e software de gestão de impressão com controle de acesso. Além de realizar a manutenção preventiva e corretiva, garantindo que os equipamentos estejam sempre em perfeito estado de funcionamento.
Em resumo, a justificativa técnica para a escolha do outsourcing de impressão se baseia na otimização da infraestrutura, na redução de custos, na melhoria da segurança e na busca por maior eficiência e flexibilidade.

14.	Justificativa econômica da escolha da solução
A justificativa econômica para a escolha da solução de outsourcing de impressão se baseia na otimização de custos e na melhoria da eficiência financeira da empresa. Aqui estão alguns pontos que detalham essa justificativa:
1.	Redução de Custos Operacionais:
 Eliminação de Investimentos em Equipamentos:
 O outsourcing elimina a necessidade de grandes investimentos iniciais na compra de impressoras, multifuncionais e outros equipamentos. Isso libera capital para outras áreas estratégicas da empresa.
 Previsibilidade de Custos:
 Com um contrato de outsourcing, os custos de impressão se tornam fixos e previsíveis, geralmente baseados em um valor por página impressa ou em uma taxa mensal. Isso facilita o controle do orçamento e evita surpresas com gastos inesperados de manutenção ou compra de suprimentos.
 Otimização de Custos com Suprimentos:
 A empresa de outsourcing é responsável pelo fornecimento de toners, papéis e outros suprimentos, o que elimina a necessidade de manter estoques e reduz o desperdício.
 Redução de Custos com Manutenção:
 A manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos fica a cargo da empresa de outsourcing, o que elimina os custos com técnicos internos ou externos, peças de reposição e tempo de inatividade dos equipamentos.
2.	Melhoria da Eficiência Financeira:
 Transformação de Custos Fixos em Variáveis:
 O outsourcing permite transformar custos fixos, como a compra de equipamentos e a manutenção, em custos variáveis, que se adaptam ao volume de impressão da empresa.
 Otimização do Uso de Recursos:
 A empresa de outsourcing monitora o uso dos equipamentos e sugere melhorias para otimizar o consumo de papel, toner e energia, o que contribui para a redução de custos e a sustentabilidade.
 Liberação de Recursos de TI:
 A gestão do parque de impressoras é transferida para a empresa de outsourcing, liberando a equipe de TI interna para se concentrar em atividades mais estratégicas e que agregam mais valor para a empresa.
 Atualização Tecnológica Contínua:
 As empresas de outsourcing tendem a manter seus equipamentos atualizados, evitando a obsolescência tecnológica, e os custos de grandes atualizações de equipamentos.
3.	Foco no Core Business:
 Redução de Atividades Secundárias:
 Ao terceirizar a gestão da impressão, a empresa pode se concentrar em suas atividades principais, o que aumenta a produtividade e a competitividade.
Exemplo de Justificativa Econômica em um Contexto Específico:

 Uma empresa de pequeno porte, com orçamento limitado, pode se beneficiar do outsourcing, pois evita o alto custo inicial de compra de equipamentos e a necessidade de contratar um técnico de TI para manutenção. Além disso, o controle preciso dos custos por página impressa ajuda a otimizar o orçamento da empresa.
Em resumo, a justificativa econômica do outsourcing de impressão se baseia na redução de custos operacionais, na melhoria da eficiência financeira e na otimização do uso de recursos, permitindo que a empresa se concentre em suas atividades principais.

15.	Justificativa para a Vigência Contratual Plurianual (24 meses)
A escolha da vigência contratual plurianual (24 meses) para a contratação do serviço de outsourcing de impressão é justificada pelos seguintes aspectos técnicos, econômicos e operacionais:
1.	Economia de Escala e Previsibilidade Orçamentária:
A vigência plurianual permite negociar melhores condições contratuais, como tarifas fixas mais competitivas e descontos progressivos, resultando em economia de recursos públicos. Além disso, proporciona previsibilidade orçamentária ao longo do período contratual, facilitando o planejamento financeiro e evitando custos adicionais associados à realização de novos processos licitatórios anuais.
2.	Continuidade do Serviço:
O serviço de outsourcing de impressão é essencial para garantir a continuidade das atividades administrativas e jurisdicionais do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas (TRE-AM). Uma vigência plurianual assegura que o serviço seja prestado sem interrupções decorrentes de novos processos licitatórios, minimizando riscos operacionais.
3.	Redução da Burocracia e Eficiência Administrativa:
A adoção de uma vigência plurianual reduz a necessidade de realizar processos licitatórios repetitivos, economizando tempo e recursos humanos da Administração Pública. Isso contribui para maior eficiência administrativa e foco nas atividades-fim do órgão.
4.	Planejamento Estratégico de Longo Prazo:
Um contrato com vigência de 24 meses possibilita ao TRE-AM planejar suas necessidades de impressão de forma assertiva, alinhando-as às metas estratégicas institucionais. Isso inclui a previsibilidade no fornecimento de insumos, manutenção preventiva e suporte técnico.
5.	Sustentabilidade Ambiental:
A redução da burocracia e dos processos repetitivos associados à renovação anual contribui para a sustentabilidade ambiental, alinhando-se aos princípios da administração pública moderna e às diretrizes de responsabilidade socioambiental.
6.	Conformidade Legal:
A vigência plurianual está em conformidade com o art. 57, § 4º, da Lei nº 8.666/93, bem como com os princípios da economicidade, eficiência e sustentabilidade previstos na Lei nº 14.133/2021.

16.	Benefícios a serem alcançados com a contratação
A contratação de outsourcing de impressão pode trazer uma série de benefícios para o TRE-AM, abrangendo desde a otimização de custos até o aumento da eficiência operacional. Aqui estão alguns dos principais benefícios a serem alcançados:
1.	Redução de Custos:
 Custos Operacionais: O outsourcing de impressão pode diminuir significativamente os custos operacionais, eliminando a necessidade de investir em infraestrutura, equipamentos e recursos humanos internos para tarefas específicas.
 Custos de Mão de Obra: Ao terceirizar certas funções, as empresas podem economizar em salários, benefícios e encargos trabalhistas.
 Custos de Treinamento: A empresa de outsourcing de impressão geralmente é responsável pelo treinamento dos funcionários, o que reduz os custos para a empresa contratante.
2.	Acesso a Expertise Especializada:
 As empresas de outsourcing de impressão geralmente possuem equipes de profissionais altamente qualificados e experientes em suas áreas de atuação.
 Isso permite que as empresas contratantes tenham acesso a conhecimentos e habilidades especializadas que podem não estar disponíveis internamente.
3.	Maior Flexibilidade e Escalabilidade:
 O outsourcing de impressão permite que as empresas adaptem rapidamente sua estrutura operacional às demandas do mercado.
 Em períodos de alta demanda, é possível aumentar os serviços contratados; em momentos de baixa, é fácil reduzir os custos.
4.	Foco no Core Business:
 Ao terceirizar atividades secundárias, as empresas podem concentrar seus recursos e esforços em suas atividades principais, que agregam valor ao seu negócio.
 Isso pode levar a um aumento da produtividade e da competitividade.
5.	Aumento da Eficiência:
 As empresas de outsourcing geralmente possuem processos e ferramentas otimizadas para realizar as tarefas terceirizadas.
 Isso pode levar a um aumento da eficiência e da qualidade dos serviços prestados.
6.	Redução de Riscos:
 O outsourcing pode ajudar a reduzir os riscos para as empresas, pois os fornecedores de serviços geralmente possuem expertise em áreas que podem ser complexas ou arriscadas para a empresa contratante.
 Geralmente são empresas com muito mais experiência no que se propõe a fazer, o que diminui a possibilidade de erros.
7.	Acesso à Tecnologia de Ponta:
 Empresas de outsourcing de impressão tendem a manter seus equipamentos e softwares atualizados, evitando a obsolescência tecnológica, e os custos de grandes atualizações de equipamentos.
Em resumo, o outsourcing de impressão pode ser uma estratégia eficaz para as empresas que buscam otimizar seus recursos, reduzir custos e aumentar sua competitividade.

17.	Providências a serem Adotadas
Tomar este estudo como base para a elaboração do Termo de Referência e porterior aprovação pela autoridade superior visando o início do procedimento licitatório para a nova contratação.

18.	Declaração de Viabilidade
Esta equipe de planejamento declara viável esta contratação.

18.1.	Justificativa da Viabilidade
A viabilidade da contratação de uma solução de Outsourcing de Impressão pode ser justificada por uma análise abrangente que considera aspectos técnicos, econômicos e operacionais. Aqui estão os principais pontos a serem considerados:
1.	Análise de Custos:
 Redução de Custos Totais:
 O outsourcing elimina a necessidade de investimentos em equipamentos, suprimentos (toner, papel, peças de reposição) e manutenção.
 Custos fixos, como a compra de equipamentos e manutenção, são transformados em custos variáveis, baseados no volume de impressão.
 A previsibilidade dos custos facilita o controle do orçamento.
 Otimização de Recursos:
 A empresa de outsourcing gerencia o estoque de suprimentos, evitando desperdícios e custos com armazenamento.
 A manutenção preventiva e corretiva é realizada pela empresa contratada, reduzindo o tempo de inatividade dos equipamentos.
2.	Eficiência Operacional:
 Liberação de Recursos de TI:
 A equipe de TI interna pode se concentrar em atividades estratégicas, em vez de lidar com a gestão de impressoras.
 A empresa de outsourcing assume a responsabilidade pela manutenção e suporte técnico, garantindo o funcionamento adequado dos equipamentos.
 Melhora na Produtividade:
 Equipamentos modernos e eficientes reduzem o tempo de espera e aumentam a produtividade dos funcionários.
 A gestão centralizada do parque de impressoras facilita o controle e a otimização do uso dos equipamentos.
 Atualização Tecnológica:
 As empresas de outsourcing mantêm seus equipamentos atualizados, evitando a obsolescência tecnológica.
3.	Segurança e Conformidade: 
 Segurança de Dados:
 Empresas de outsourcing implementam políticas de segurança para proteger dados confidenciais impressos, digitalizados ou copiados.
 Soluções de gestão de documentos facilitam o controle de acesso e a rastreabilidade dos arquivos.
 Conformidade com Normas:
 A empresa de outsourcing garante que os equipamentos e processos estejam em conformidade com as normas de segurança e proteção de dados.
4.	Sustentabilidade:
 Redução do Impacto Ambiental:
 Equipamentos eficientes e a gestão otimizada de suprimentos reduzem o consumo de energia e o desperdício de papel.
 Programas de reciclagem e descarte adequado de suprimentos contribuem para a sustentabilidade.

5.	Flexibilidade e Escalabilidade:
 Adaptação às Necessidades:
 O outsourcing permite ajustar o parque de impressoras de acordo com as necessidades da empresa, adicionando ou removendo equipamentos conforme necessário.
 A solução de outsourcing pode ser facilmente escalada para acompanhar o crescimento da empresa.

Em resumo:
A contratação de uma solução de Outsourcing de Impressão se justifica pela redução de custos, aumento da eficiência operacional, melhoria da segurança e conformidade, contribuição para a sustentabilidade e flexibilidade para acompanhar o crescimento da deman.

19.	Responsáveis
Todas as assinaturas eletrônicas seguem o horário oficial de Brasília e fundamentam-se no §3º do Art. 4º do Decreto nº 10.543, de 13 de novembro de 2020.
Despacho: Submeto este estudo técnico para conhecimento e apreciação superior visando o prosseguimento do procedimento de contratação.

EDUARDO CARIOCA CRUZ
Equipe de planejamento da contratação