INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 06, DE 21 DE NOVEMBRO DE 2014

A DIRETORA-GERAL DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO AMAZONAS, no uso de suas atribuições e de acordo com o disposto no art. 93, inciso IX, do Regulamento Interno da Secretaria do Tribunal;

Considerando os princípios que regem a Administração Pública, preconizados no art. 37 da Constituição da República, em especial, o da eficiência;

Considerando as disposições da Lei nº 12.527/2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição;

Considerando os critérios que regem o processo administrativo, previstos no art. 2º da Lei nº 9.784/1999, especialmente o critério de “adoção de forma simples, suficiente a propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados”;

Considerando que a Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, em seu art. 8º, possibilitou ao Poder Judiciário desenvolver sistemas eletrônicos de processamento de ações judiciais; e

Considerando a celeridade processual proporcionada com uso da tecnologia da informação,

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

Do Sistema

Art. 1º A Secretaria de Tecnologia da Informação providenciará os meios necessários à implantação e ao funcionamento dos serviços de processamento administrativo eletrônico.

Art. 2º O Sistema Processo Administrativo Digital – PAD será o meio para registro, tramitação e consulta de processos administrativos.

 

CAPÍTULO II

Da Implantação

Art. 3º O uso do sistema de Processo Administrativo Digital será obrigatório na data de 1º/12/2014, aproveitando-se todos os registros efetuados a partir de 24/11/2014, quando já disponibilizado para utilização oficial.

§ 1º Todos os processos novos deverão ser registrados no sistema de Processo Administrativo Digital – PAD.

§ 2º Os processos registrados no sistema SADP, antes da data do lançamento oficial do PAD, terão sua tramitação mantida em meio físico, podendo ser digitalizados, a critério de cada unidade administrativa.

§3º O uso do sistema pelas Zonas Eleitorais do interior se tornará obrigatório a partir da disponibilização e conclusão do Curso de PAD, na modalidade EAD.

 

CAPÍTULO III

Da Assinatura Eletrônica

Art. 4º Nas unidades administrativas deste Tribunal o envio, o recebimento, a inclusão de documentos e as informações diversas em processos administrativos serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica.

Art. 5º A assinatura eletrônica será admitida sob as seguintes modalidades:

I – assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada junto à Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), cujo controle de fornecimento e suporte caberá à Secretaria de Tecnologia da Informação.

II – assinatura eletrônica cadastrada pela Secretaria de Tecnologia da Informação, com fornecimento de login e senha para o credenciado.

Parágrafo único. O cadastramento, alteração ou cancelamento de login e senha, somente será realizado mediante solicitação, via email institucional do titular da unidade, encaminhada à Secretaria de Tecnologia da Informação para análise da justificativa.

Art. 6º A prática de atos assinados eletronicamente importa na aceitação das normas estabelecidas nesta Instrução Normativa e na responsabilidade do credenciado pelo uso indevido da assinatura eletrônica.

 

CAPÍTULO IV

Do Processo Administrativo Eletrônico

Art. 7º A prática de ato administrativo, no âmbito deste Tribunal, dar-se-á no sistema Processo Administrativo Digital – PAD.

§ 1º Somente será permitido o sigilo de processos nas hipóteses previstas na Constituição, por lei ou por decisão judicial.

§ 2º Poderão ter acesso restrito os processos que contenham informações pessoais dos servidores.

§ 3º Para a identificação do processo administrativo eletrônico, será atribuída numeração sequencial automática, seguida do ano de sua criação.

Art. 8º São de exclusiva responsabilidade dos usuários:

I – o sigilo da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de seu uso indevido;

II – a preparação dos documentos digitais, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas;

Parágrafo único. Na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento físico (papel) será assinado manualmente, digitalizado e juntado ao PAD.

 

CAPÍTULO V

Dos Documentos, da Consulta e da Segurança do Processo Administrativo Eletrônico

Art. 9º Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos por meio de digitalização e juntados ao processo, com garantia da origem e de seu signatário, na forma desta Instrução, são considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1º O processo administrativo eletrônico estará disponível para consulta, salvo restrições de sigilo e acesso restrito, pelos interessados de que trata o art. 9º da Lei 9.784/1999, mediante uso de senha, no sítio da intranet do Tribunal Regional Eleitoral do Amazonas.

§ 2º Nos casos em que haja garantia legal de sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados e aos interessados na forma do parágrafo anterior.

Art. 10. Os autos do processo administrativo eletrônico deverão ser protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e a integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares.

Art. 11. Os documentos e assinaturas digitais deverão ser armazenados de forma a garantir procedimentos de auditoria de autenticidade da informação.

 

CAPÍTULO VI

Da Inclusão de Documentos

Art. 12. Os documentos deverão ser produzidos ou convertidos eletronicamente pelo setor responsável.

§ 1º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos processos têm a mesma força probante dos originais;

§ 2º Todos os documentos que serão juntados ao processo administrativo eletrônico serão aceitos somente no formato PDF (Portable Document Format) ou PKCS7 (documento assinado digitalmente no formato PKCS7).

§ 3º Os documentos originais, em meio físico, serão digitalizados e juntados ao processo eletrônico, após, deverão ser remetidos à unidade responsável.

§ 4º Após inseridos no sistema, os documentos que serão mantidos fisicamente, deverão ter a numeração registrada em seu canto superior direito, para facilitar a identificação no sistema. Serão aceitos registros à caneta ou em etiqueta específica.

§ 5º Os documentos pessoais trazidos pelos interessados, em meio físico, serão digitalizados e juntados ao processo, e, então, devolvidos aos portadores.

 

CAPÍTULO VII

Das Disposições Finais

Art. 13. O uso inadequado do sistema Processo Administrativo Digital sujeita o responsável à aplicação de sanções administrativas.

Art. 14. Os casos omissos serão submetidos à Direção-Geral deste Tribunal.

Art. 15. Esta Instrução Normativa entra em vigência a partir desta data.

 

CYNTHIA EDWARDS MOUTA

Diretora-Geral